バイト、パート必見！先輩、上司への電話のかけ方とは？
アルバイトが楽しくなるコツは、職場の人たちとの円滑なコミュニケーションが不可欠です。
簡単に言えば、仲良くやっていけばいいのですが、家族や友達とは違う「仕事上の付き合い」なので、友達と同じようにタメ口で接したら問題です。
「なんて馴れ馴れしい奴だ」なんて言われてしまうかもしれませんよ。
いくら仲良しの和気あいあいとした雰囲気の職場であっても、仕事上の利害関係のある付き合いは、それなりのマナーが必要です。
特に、先輩や上司とコミュニケーションを取る時には気をつけたいもの。
先輩や上司と直接顔を合わせて会話する時はもちろんですが、電話で連絡や報告をする時にもマナーを心得て話をするといいでしょう。
ちょっとした電話のかけ方、話し方で「この人はきちんとしている人」という好印象を与えることが出来ます。
では、順を追ってポイントをご紹介しますね。
電話のかけ方ポイント
1.時間と準備
どんな内容で電話をかけるにしても、かける時間帯には注意しましょう。
同じ職場なので、相手が忙しい時間帯はおおよそ把握出来ていると思います。
忙しい時間帯と、休憩時間は避けるのがマナー。
お昼休みの食事中に電話するのは失礼に当たります。
更に、電話をする前に、話をしたい内容をまとめておきましょう。
頭で整理しているだけでは漏れが出てしまうこともありますので、事前にメモをとっておくと漏れなく伝えることができます。
話をしていく内容によっては、メモを取ることも必要になってきます。
手元にはメモ帳とペンを用意しておきましょう。
2.挨拶
はじめに電話に出るのは、本人とは限りません。
電話口に出た同僚の人にまず挨拶をしましょう。「お疲れ様です。アルバイトの××です。」
その上で、引き継ぎをお願いします。「恐れ入りますが、××店長はいらっしゃいますか?もしくは××店長をお願いいたします。」
本人が電話口に出た時にも「お疲れ様です。アルバイトの××です。」の挨拶をします。
3.お伺い
いきなり本題に入って話し始めるのではなく、相手の状況をお伺いしましょう。
もしかしたら何かトラブルがあって忙しくバタバタしているかもしれません。
「少しお話をしたいのですが、今お時間よろしいでしょうか。」
忙しくてゆっくり話が出来ないと言われた時には、「それでは後ほどまた電話します。何時頃ならお時間いただけますか?」というように、相手の都合に合わせるお伺いをしましょう。
4.用件の伝え方
長々と支離滅裂な話し方をしては、話の本題が見えずに聞いている方も困ってしまいます。
ましてや仕事中ですので、出来るだけ用件はまとめて簡潔に話をしましょう。
「今日はお天気がいいですね」なんて世間話をする必要はありません。
話をまとめるのが苦手な方は、予め話したい内容を箇条書きにまとめた上で話をするといいですよ。
この時、複数のことについて話をしたい場合は、予め伝えます。
例:「2つ程お話したいことがあるのですが」と。
今から2つの内容の話があるのだと、相手は心構えすることができます。
更に、報告をする時には、結果から先に伝えると、解りやすいです。
まず、結果を伝えて、後から経過を伝えます。
例:「～の件ですが、～になりました。というも～(結果に至るまでの経過)」
5.電話の切り方
全て伝え終わり、電話を切る時にもマナーが必要です。
締めくくりは挨拶で終えましょう。例：「お時間頂き、ありがとうございました。」
そして、電話を切る時には相手が切ったことを確認してから切りましょう。
ビジネスでは、立場が上の人から先に切るのがマナーです。
6.NGポイント
・賑やかな場所から電話をすると、聞きとりづらくて失礼です。
静かな場所に移動してから電話をかけましょう。
・黙るのは相手が困ります。
相手が話をしている時には、適当な時に相槌(「ええ」「はい」「そうなのですか」など)を入れます。
何も言わず黙っていると、相手は聞いているのか、聞いていないのかわからなくなります。
・早口でまくし立てる
あまりにも早口で話をするのも失礼です。
落ち着いて、ゆっくりと聞きとりやすいスピートと音量で話をするようにしましょう。
